マルチユーザーの環境で、ユーザーが行えることの制御は極めて重要です。Feng Officeをクライアントのエクストラネットで使用しているなら、あるクライアントが他のクライアントのドキュメントを見られないようにしたいでしょう。Feng Officeを組織内ネットワークで使用しているなら、あるワークスペースは従業員が情報を編集できなくしたり、他のワークスペースは管理職だけが使用できるようにしたいでしょう。

Feng Officeでユーザーの権限の設定はもっとも複雑な作業の1つです。様々な場所に属性があり、それらの場所を見つけたり、互いにどのように関係しているかを理解しなければなりません。このページでは、ユーザの権限を制御する、すべての様々な設定をとりまとめようとしています。

基本的に、2つの種類の権限があります: インストールしたFeng Officeの全体に適用するシステムの権限と、ワークスペース単位に設定できるワークスペースの権限です。

その一方で、権限の設定には異なるレベルがあります: ある権限をユーザー単位(ユーザーレベルの権限)やグループ単位(グループレベルの権限)で許可(や禁止)できます。古いバージョンでは組織レベルの権限もありましたが、Feng Office 1.5からは無視されます。

各ユーザー毎に、システムとワークスペースそれぞれのレベルの権限を設定できます。

システムの権限は以下をユーザーに対して規定します:

• オーナー会社の情報を編集可能: この権限を設定すると、ユーザーは管理パネルでオーナー会社のデータを変更できます。この選択肢は管理者だけに有効です。
• セキュリティを管理可能: この権限を設定すると、ユーザーは管理パネルで他のユーザーの権限を変更できます。この選択肢は管理者だけに有効です。
• ワークスペースを管理可能: この権限を設定すると、ユーザーはワークスペースを削除、変更、削除できます。
• 構成を管理可能 この権限を設定するとユーザーは管理パネルでシステムの構成を変更できます。この選択肢は管理者だけに有効です。
• すべての連絡先を管理可能: この権限を設定すると、ユーザーはシステムのすべての連絡先を変更できます。設定されていないと、ユーザーはワークスペースのアクセス権に基づいた、ワークスペースの連絡先だけを参照できます。
• テンプレートを管理可能: この権限を設定すると、ユーザーは管理パネルでテンプレートの追加、変更、削除できます。この選択肢は管理者だけに有効です。
• レポートを管理可能: この権限を設定すると、ユーザーはレポートのタブでレポートを追加、変更、削除できます。
• 時間を管理可能: この権限を設定すると、ユーザーは時間モジュールで作業して、タスクの時間枠を追加できます。
• メールアカウントを追加可能: この権限を設定すると、ユーザーは電子メールのアカウントを追加できます。

ワークスペースの権限は各ワークスペースでチェックボックスの選択して設定し、ユーザーにワークスペースを完全なアクセスを与えます。

ワークスペースの権限は、ワークスペースの編集表示からも変更できます。ここでワークスペースにアクセスできるユーザーを選択できます。この権限はユーザーの表示で設定できるものと同じです。

ワークスペースの権限をさらに詳しく制御したい場合は、ワークスペースの名前をクリックして詳細なワークスペースの権限を設定します。ここで各オブジェクトの種類に対してユーザーが読み書き可能、読むだけ、まったくアクセスできないといった設定ができます。

さらに、ユーザーがどのようにタスクの担当者を他のユーザーに設定できるか制御する、2つのチェックボックスがあります。最初のチェックボックスを有効にすると、このユーザーはオーナー会社のユーザーをタスクの担当者に指定できます。2つ目のチェックボックスを有効にすると、このユーザーは他の顧客の会社のユーザーを担当者に指定できます。両方とも有効にしないと、このユーザーは自身が所属する会社のユーザーだけをタスクの担当者に指定できます。

グループ(または役割)はユーザーの権限を扱うための一般的な概念です。各ユーザー毎には権限を設定しないで、特定の権限を持つグループ(または役割)を設定して、ユーザーをあるグループ(または役割)に追加します。これは権限の制御と更新をずっと容易にします。

バージョン1.5から、グループにシステム権限と同様にワークスペースの権限も設定できます。グループの権限は、そのすべてのユーザーに適用します。権限は累積的、すなわちユーザーは属するグループで設定されたすべての権限に加えて、ユーザー自身の権限が与えられます。言い替えると、ユーザーは属するグループの少なくとも1つ、またはユーザー自身に権限が設定されていれば、その権限を得ることになります。

Feng Office 1.5.xから会社の権限は無視されます。このため、このバージョン以降を使用する場合は、このセクションは飛ばして構いません。

それぞれの会社にワークスペースの権限を設定できる画面もあります。

注意してください: ユーザーがワークスペースにアクセスできるかどうかは、ユーザーが所属する会社のワークスペースの権限ではなく、ユーザーのプロフィール(上記を参照)ノワークスペースの権限で指定します。あるワークスペースのアクセス権減を会社に追加しても、この権限は会社のすべてのユーザーに自動的には与えられません。すなわち、手動でそれぞれのユーザーに権限を追加しなければなりません(これが黄色のボックスが意味していることです)。これは望ましいことで、なぜならユーザーに誤って権限を与えることを防止できるからです。

とは言うものの、これは少しわかりにくく、会社のレベルのワークスペースの権限が適しているものを自問するかもしれません。会社レベルのワークスペースの設定や削除は、以下のような影響があります:

• ワークスペースの権限を削除すると、この権限は会社のすべてのユーザーから除去されます。これは会社のすべてのユーザーから素早くワークスペースを隠したり、ロックする強力な手段となり、この機能の主な利点です。
• 会社にワークスペースの権限がまったくない場合、その会社のユーザーにワークスペースの権限を設定できます。(しかし、少なくとも1つ権限を設定するとすぐに、ユーザーは上記で述べたようにどのワークスペースにも権限を設定できます。)
• ワークスペースの属性(ワークスペースで作業を参照)の部分でワークスペースの権限を編集すると、そのワークスペースに権限を与えたすべての会社のユーザーは自動的に表示されます。(しかし、チェックボックスを選択することで他の会社のすべてのユーザーも同様に表示できるので、これは単に使い易さの面での機能です。)

このセクションはFeng Office 1.5よりも古いバージョンを使用している場合にだけ重要です。

Feng Office 1.5で連絡先を管理可能の権限はすべての連絡先を管理可能に名前を変更しました。この権限は連絡先が属するワークスペースに関わらず、システムのすべての連絡先に権限を与えます。ユーザーがすべての連絡先を管理可能の権限を持たないと、連絡先は他のコンテンツオブジェクトのように、連絡先を読めるワークスペースに割り当てられた連絡先だけ見ることになります。

一方、1.5よりも古いバージョンでは、連絡先は権限の面で他のコンテンツオブジェクトと同様に動作します。ユーザーに連絡先を管理する権限があると、ワークスペースの選択ですべてをクリックすると、権限を持つワークスペースの連絡先だけではなく、すべての連絡先にアクセスできます。言い替れば、連絡先をワークスペースに割り当ては他のユーザーへの表示には影響しないで、単に連絡先を整理するだけの方法です。