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Tareas e Hitos

El Módulo de tareas es el módulo más popular de Feng Office. La pestaña Tareas le brinda acceso a tareas e hitos.

Las Tareas son una forma de hacerle saber al usuario qué tiene que hacer, cuándo tiene que hacerlo, durante cuánto tiempo, y quizá incluso cómo hacerlo.

Los Hitos les indican a los equipos cuando un conjunto de tareas ha alcanzado su fecha límite.

Las tareas se pueden asignar a clientes, proyectos, áreas de trabajo e hitos.

A los hitos se les pueden asignar tareas. Sin embargo, pueden existir sin tareas, simplemente como un recordatorio de una fecha importante.

Nota: Para habilitar los hitos, consulte el siguiente enlace

Tareas nuevas

Existen varias formas de crear una tarea nueva. Si necesita instrucciones detalladas sobre cómo añadir una tarea nueva, siga este enlace: Crear su primera tarea

En esta sección, revisaremos las distintas funciones de las tareas y cómo puede gestionarlas para sacarles el mayor provecho.

A continuación encontrará una captura de pantalla de la apariencia de un módulo de tareas típico en la vista de lista, con tareas agregadas, subtareas, y más.

Vista de lista

Barra de herramientas

Esta es la barra de herramientas de su módulo de tareas. Esta barra le permite editar, eliminar, completar, imprimir y filtrar tareas, entre otras funciones.

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A continuación, le mostraremos en detalle lo que hace cada elemento de la barra de herramientas.

Horas agrega un botón al final de cada línea que le permite iniciar el seguimiento de horas para la tarea.

Organización de sus tareas

Comandos

Existen algunos comandos más para las tareas en la vista de lista:

Formularios de edición y agregado de subtareas

La modalidad de edición le permite editar rápidamente las propiedades más importantes de una tarea existente desde la vista de lista.

Observará la misma función cuando haga clic en Añadir subtarea, para poder ingresar la información de su subtarea.

Sección principal

A tener en cuenta: Actualmente (Feng Office 1.5.3), puede ingresar cualquier fecha para las fechas de comienzo y fechas límite. Incluso puede ingresar una fecha de comienzo posterior a la fecha límite, y puede ingresar una fecha de comienzo o finalización posterior a la fecha de hito. Feng Office no considera esto como un error y no genera mensajes de aviso.

Sección Detalles

Esta sección le permite añadir una descripción a la tarea.

Sección "Tarea repetitiva"

Puede configurar la repetición de tareas si necesita que se lleve a cabo la misma tarea más de una vez. (Esto es muy similar a la definición de un evento repetitivo.)

Esto lo ayuda a ahorrar tiempo y esfuerzo, puesto que no será necesario configurar la tarea manualmente cada vez.

Sección "Recordatorios"

Como forma de mantenerse al día con las fechas límite de las tareas, y de asegurarse de que se completen en tiempo, puede configurar recordatorios como notificaciones por correo electrónico o mensajes emergentes. (Esto es muy similar a la definición de recordatorios para eventos.)

Puede configurar todos los recordatorios que desee para una determinada tarea.

A tener en cuenta: Feng Office no le impedirá que defina varios recordatorios idénticos.

Los recordatorios pop-up se muestran en la parte superior de la pantalla, y tienen el siguiente aspecto:

Sección "Propiedades Personalizadas"

En esta sección, cuenta con la opción de configurar sus propias propiedades nuevas, de acuerdo a sus necesidades.

Para conocer cómo agregar propiedades personalizadas, visite la siguiente página: Agregar propiedades personalizadas

Sección "Subscriptores"

Esta sección le permite agregar subscriptores a las tareas, lo que es muy útil para seguir y observar un determinado proceso.

Para conocer más acerca de las subscripciones, visite el siguiente enlace: Subscribir personas a objetos

Sección "Objetos vinculados"

Esta sección le permite vincular o desvincular un objeto (correo, documento, nota, imagen, etc.) a una tarea.

Para conocer más sobre la vinculación de objetos, visite esta página.

Vista de tarea completa

Una vez creada una tarea, cuando hace clic en ella, tendrá un aspecto similar al siguiente:

Acciones

Propiedades

Hitos

Cómo habilitar hitos

Por defecto, los hitos se encuentran inhabilitados para evitar complejidades no deseadas, por lo que, en caso de que desee utilizarlos, primero deberá habilitarlos.

  1. Haga clic en su nombre de usuario.
  2. Diríjase al Panel de administración
  3. Diríjase a Configuración
  4. Seleccione General
  5. Busque la opción Utilizar hitos, y seleccione SÍ.
  6. Guarde los cambios
  7. Actualice el navegador (pulsando la tecla F5) para ver los cambios.

De ahora en adelante, podrá utilizar hitos.

Crear un hito

Puede crear un hito en tan solo unos pocos pasos simples:

  1. Diríjase al módulo Tareas.
  2. Haga clic en el botón Nuevo en la barra de herramientas.
  3. Seleccione Nuevo hito.

Visualización de hitos

Luego de crear hitos nuevos, para poder verlos en la lista de tareas, deberá agrupar las tareas por Hitos:

Sección principal

En la sección principal del nuevo hito, podrá agregar sus detalles básicos:

Sección "Propiedades personalizadas"

En esta sección, tendrá la opción de configurar sus propias propiedades nuevas, en función de sus necesidades.

Para conocer cómo agregar propiedades personalizadas, visite la siguiente página: Agregar propiedades personalizadas

Sección "Subscriptores"

Esta sección le permite agregar subscriptores a la tarea, lo que resulta muy útil para seguir y observar un determinado proceso.

Para conocer más acerca de las subscripciones, visite el siguiente enlace: Subscribir personas a objetos

Sección "Objetos vinculados"

Esta sección le permite vincular o desvincular un objeto (correo, documento, nota, imagen, etc.) a una tarea.

Para conocer más acerca de la vinculación de objetos, visite esta página.

Seguimiento de horas

Muchas organizaciones (especialmente las empresas), necesitan que los miembros de su equipo realicen un seguimiento de las horas trabajadas.

El seguimiento de horas es una buena herramienta de gestión para:

  1. Conocer dónde se emplea el tiempo (las organizaciones de trabajo intensivo desean conocer esto).
  2. Facturar a los clientes de forma adecuada.

Feng Office ha incorporado funciones de seguimiento de horas que hacen que les sea más fácil a los usuarios completar sus planillas de horas.

Lea este artículo si desea conocer más acerca del seguimiento de horas en las tareas.

Plantillas de tareas

Las plantillas de tareas son una herramienta muy útil, y requieren un poco de configuración inicial para ser utilizadas.

Este es el motivo por el que las plantillas merecen una sección propia:

Siga este enlace si desea conocer cómo configurar y utilizar plantillas de tareas.

Dependencias de tareas

Las dependencias de tareas permiten a los gestores de proyectos establecer relaciones entre tareas.

Si una tarea solo se debe ejecutar cuando finaliza una tarea previa, diremos que la segunda tarea es 'dependiente' de la primera.

Ahora puede definir dependencias de tareas en Feng Office.

Activar dependencias de tareas

Para poder configurar y utilizar dependencias de tareas, primero deberá activarlas.

Para ello, siga estos pasos:

  1. Haga clic en su nombre (esquina superior derecha) y diríjase a 'Administración'
  2. Diríjase a Configuración y seleccione General
  3. Habilite la opción denominada 'Utilizar dependencia de tareas'
  4. Guarde los cambios

Utilizar dependencias de tareas

Veamos un ejemplo simple de creación de una dependencia de tareas entre dos tareas:

  1. Debería crear una tarea (llamémosla 'Tarea A') y asignar una fecha de inicio.
  2. Luego, debería crear una tarea nueva (llamémosla 'Tarea B') y
    1. cuando la cree (o más adelante, cuando la edite), si lo deseara, relacionarla con la 'Tarea A'…
    2. cuando la edite en formulario completo, debería buscar la 'Tarea anterior' (dentro de 'Datos de tarea').
  3. Luego, debería hacer clic en 'Agregar tarea previa' y buscar otra (supongamos, 'Tarea A').
    1. Luego de esto, no podrá completar la 'Tarea B' hasta que se haya completado la 'Tarea A'.

Nota: La fecha de comienzo de la 'Tarea B' debería ser igual o mayor a la de la 'Tarea A'.

Asignar tareas a varios usuarios

Lea aquí si desea conocer cómo asignar una tarea a varios usuarios.

Opciones de tarea

Algunas de las preferencias específicas de usuario para las tareas se pueden configurar en la cuenta de usuario.

Funcionalidad "Drag and Drop" (para arrastrar tareas)

Las tareas se pueden clasificar de varias formas. Además de las que hemos explicado en las secciones anteriores, las tareas cuentan con su propia funcionalidad de clasificación Drag & Drop. Consulte este artículo para conocer más.

Auto-numeración de tareas

Esta funcionalidad asigna un número automático (o código más complejo) correlativo a las tareas nuevas. Para utilizarlo, diríjase a Configuración → Configuración General → General → Utilizar prefijos numéricos automáticos e incrementales: → seleccione Tarea.

Si esta opción está habilitada para tareas, cuando se agrega una, un número generado automáticamente se antepondrá al nombre de la misma (al igual que a cualquier otro tipo de objeto que seleccione).

NOTA: esta funcionalidad solamente se encuentra disponible para las ediciones Profesional y Corporativa de Feng Office.

Preguntas frecuentes

Las tareas e hitos, ¿se muestran en el calendario?

Sí, este es el comportamiento estándar. Las tareas y los hitos aparecen en el calendario en su fecha límite.