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Cómo agregar un usuario, contacto o compañía en Feng Office

Cuando agrega una persona en Feng Office, realiza uno de los siguientes dos procesos:

  1. Crea un usuario nuevo (para que pueda acceder al sistema)
  2. Simplemente agrega la información de contacto (para tener referencias, correo electrónico, etc.)

Para cada persona en Feng Office, contará al menos con la información de contacto.

Agregar una persona

Actualmente, cuenta con varias formas de crear una nueva persona en Feng Office:

  1. Agregación rápida desde el widget del panel
  2. Agregación desde el panel de configuración
  3. Agregación desde la vista de lista

Agregación rápida desde el widget del panel

Cuando inicia sesión en Feng Office, notará que cuenta con un panel con varios widgets. A su derecha, podrá ver algo similar a lo siguiente:

En este widget, podrá ver a algunas de las personas que han tenido actividad reciente en el proyecto, cliente, carpeta o área de trabajo en la que se encuentra.

También podrá crear un usuario nuevo ingresando todos los datos necesarios, que podrá encontrar dentro del perímetro rojo de la imagen anterior.

A continuación encontrará los campos que debe completar:

  • Nueva persona: Nombre de la persona nueva (ej: Juan Pérez)
  • Correo: Correo electrónico de la persona que va a agreagar (ej: juan.perez.@fengoffice.com)
  • Empresa: La empresa a la que pertenece esta persona (ej: La agencia Advertising Experts)
  • ¿Esta persona va a usar Feng Office?: Habilitado si va a crear un usuario. Inhabilitado si va a crear un contacto.
  • Tipo de usuario: Este valor se utiliza para limitar los permisos de usuario (ej: administrador)

Ejemplo:

Luego de ingresar todos los detalles, haga clic en el botón 'Añadir usuario'. A continuación, se enviará un correo electrónico a la casilla que ingresó, de modo que la persona pueda configurar su propia contraseña.

IMPORTANTE: Tenga en cuenta que, DESPUÉS de agregar el usuario, deberá otorgarle permisos antes de poder compartirle información o asignarle tareas.

Le recomendamos leer esta página para configurar los permisos de forma correcta.

Agregación desde el panel de configuración

También puede añadir usuarios de Feng Office en el panel de configuración.

A continuación encontrará la manera de hacerlo:

1. Diríjase al panel de configuración.

2. Haga clic en 'Usuarios, grupos y permisos' y, a continuación, en 'Añadir usuario'

Haga clic en "Usuario" o "Añadir usuario"

3. Introduzca la información de la persona.

Introduzca la información del usaurio

  • Nota: Luego de ingresar el usuario, siempre se recomienda revisar los permisos de usuario que asigna el sistema por defecto. Es posible que desee agregar o quitar permisos de acceso al usuario nuevo.

Agregación desde vista de lista o pestaña Contactos

Para agregar una persona en la vista de lista de contactos, deberá:

  1. En el panel “Personas”, seleccione Ver Todos.
    1. De lo contrario, si la pestaña Contactos está habilitada, selecciónela.
  2. Haga clic en el botón “Nuevo”. A continuación, seleccione “Contacto”.
  3. Ingrese la información de la persona.
  4. Guarde haciendo clic en el botón “Agregar persona”.

Proporcionar permisos de acceso a una persona

Existen varias formas de proporcionar permisos de acceso a una persona.

Para obtener una explicación completa de los permisos del sistema y de acceso de usuarios, consulte esta sección.

Importar contactos desde un archivo .CSV o archivo VCard

Como un método de carga mucho más rápido y fácil, Feng Office le permite cargar sus contactos mediante la importación de archivos CSV o VCard.

Para ello, primero deberá habilitar el Módulo de contactos, que es posible que esté inhabilitado por defecto. Consulte el siguiente enlace que explica la activación de módulos: Cómo habilitar un módulo.

Una vez habilitado, deberá completar los siguientes pasos:

  1. Acceda al cliente, proyecto, carpeta, área de trabajo, etc. donde va a importar los contactos
  2. Acceda a la pestaña Contactos
  3. Haga clic en Importar/Exportar, y seleccione Importar
  4. Seleccione Personas
  5. Seleccione si va a utilizar un archivo CSV o un archivo VCard, tal como se muestra a continuación:

Importación de CSV

Primero deberá elegir el archivo que va a utilizar para importar los contactos.
Notas importantes

  1. No debe inhabilitar la opción que dice “El primer registro contiene los nombres de los campos”.
  2. Puede elegir un delimitador diferente en caso de que no sea una coma (Predeterminado).

Luego de seleccionar los archivos, haga coincidir los campos de Feng Office (a su izquierda) con los campos del archivo elegido (a su derecha).

Luego de esto, simplemente haga clic en Importar.

Importación de VCard

1. Primero deberá seleccionar el archivo .vcf que desea importar:

2. Una vez elegido, recibirá la siguiente notificación:

3. Ahora, simplemente haga doble clic sobre la pestaña Contactos o haga clic en el botón Volver, y su contacto recién añadido aparecerá como se muestra a continuación:

.

4. Finalmente, haga clic en su contacto recién añadido para ver la información detallada o edite el contacto desde el panel de acciones:

Agregar una empresa

El agregado de una 'Empresa' tiene muchos fines en Feng Office:

  1. Le permite ingresar mucha información de contacto para la empresa
  2. Le permite agrupar las personas relacionadas en la misma empresa
  3. Le permite clasificar y acceder rápidamente a toda la información relacionada con la empresa

Para agregar una empresa en Feng Office, deberá completar los siguientes pasos:

  1. Seleccione Ver Todos en la barra de navegación y diríjase a la pestaña Contactos.
  2. Haga clic en el botón ”+ Nuevo”.
  3. Seleccione “Empresa”

Add New Company

Luego de esto, ingrese la información de la empresa

Enter the Company information

  • Asegúrese de ingresar toda la información de contacto que posea de la empresa
  • Además, si la empresa es cliente, asegúrese de relacionarla con sus correspondientes clientes y proyectos.

Finalmente, haga clic en el botón “Añadir empresa”.

Ahora podrá ver la empresa en el panel de navegación y en el panel de control, tal como se muestra a continuación:

Se visualiza la empresa nueva

  • Nota: En algunas instalaciones, es posible que la primera empresa que se agregue no se muestre instantáneamente. Esto solo sucede con la primera empresa que agrega. Hacer clic en 'refrescar' en su navegador soluciona el problema.

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es/adding_a_person.txt · Última modificación: 2015-02-03 16:33 por natalia.martinez
 
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